Suomen lähetysneuvosto ry:n yhdistetty tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Tähän tietosuojaselosteeseen on koottu tiedot ja toimenpiteet, joilla SLN huolehtii henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen toteuttamiseksi. Seloste on laadittu tiedoksi Suomen lähetysneuvosto ry:n jäsenille, muille yhteyshenkilöille, sidosryhmille ja julkisen verkkosivun ja sen kirjautumista vaativan jäsenhuoneen käyttäjille.

Henkilötietojen käsittelijä
Suomen lähetysneuvosto ry
Y-tunnus: 1454057-7

Yhteyshenkilö

Yhdistyksen sihteeri
info@lahetysneuvosto.fi

Rekisterit:
SLN:lle muodostuu seuraavia henkilörekistereitä:

• Hallituksen jäsenet ja yhdistyksen muut toimihenkilöt.
• Jäsenjärjestöjen nimetyt yhteyshenkilöt. oNimetyn yhteyshenkilön puuttuessa: jäsenjärjestön laillinen edustaja.
• Työryhmien jäsenet.
• Työntekijät.
• Verkkosivun vierailijat.
• Verkkosivun jäsenhuoneen käyttäjät.
• Muut palkkioiden ja korvausten (esimerkiksi matka-apurahat) saajat.
• Sidosryhmät- ja henkilöt.
• Tapahtumiin ilmoittautuneet yksityishenkilöt.

Henkilötietojen lähteet:

• Hallituksen jäsenten ja toimijoiden tiedot saamme heiltä itseltään.
• Jäsenjärjestöjen nimettyjen yhteyshenkilöiden tiedot saamme jäsenjärjestöiltä.
• Jäsenjärjestöjen laillisen edustajan nimen saamme julkisista tietolähteistä (verkkosivut).
• Työryhmien jäsenten tiedot saamme työryhmien puheenjohtajilta, hallituksen jäseniltä tai työryhmän jäseniltä itseltään.
• Työntekijöiltä ja korvausten saajilta tiedot näiltä itseltään.
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite. Kävijä voi estää evästeiden käytön selaimensa asetuksista.
• Verkkosivujen jäsenhuoneen käyttäjien tiedot saadaan jäsenten- ja yhteyshenkilöiden rekisteristä, sekä henkilöiltä itseltään. Jäsenhuoneen käyttäjästä tallennetaan IP-osoite.
• Muuhun sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään (suostumus).
• Tapahtumiin ilmoittautuneilta saamme tiedot ilmoittautujilta itseltään.

Tiedon säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Tiedon käyttötarkoituksesta riippuen säilytysaika on yhdistyksen määrittelemä tai lailla määritelty. Kirjanpito-, yhdistys-, ja arkistolaki määrittävät henkilötietojen säilytysaikoja.

• Hallituksen jäsenten, toimijoiden jäsenjärjestöjen yhteyshenkilöiden, laillisten edustajien ja työryhmien jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä 12 kuukautta sen jälkeen, kun henkilön katsotaan jääneen pois SLN:n toiminnasta.
  • Huom: yhdistyksen tuottama, yhdistyksen toimintaan liittyvä ja sitä dokumentoiva aineisto säilytetään pysyvästi arkistoimalla. Tällaista aineistoa ovat esityslistat, pöytäkirjat, toimintakertomukset, toimintasuunnitelmat, talousarviot, tapahtumaraportit, ja näiden liitteet. Aineistoja säilytetään ensi väliaikaisesti, jonka jälkeen ne järjestellään ja siirretään Kansallisarkistoon.
  • Mikäli henkilötietojen säilyttämiselle arkistoitavassa aineistossa ei ole oikeusperustetta, henkilöllä on oikeus kieltää tietojensa arkistointi. Silloin yhdistyksen aineiston sisältämä henkilötieto anonymisoidaan ennen arkistointia.
• Työntekijöiden tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla. Velvollisuus säilyttää palkkatietoja on kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
• Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään toistaiseksi.
• Verkkosivujen jäsenhuoneen henkilötietoja säilytetään 12 kk sen jälkeen, kun henkilö on jäänyt pois SLN:n toiminnasta.
• Tapahtumien ilmoittautumistietoja säilytetään 12 kk tai kunnes laskutus on hoidettu loppuun.
• Sidosryhmien- ja henkilöiden kohdalla tieto poistetaan, kun henkilö niin pyytää.

Käsiteltävät tiedot

• Hallituksen jäsenet ja toimijat, yhdistyksen nimettyjen yhteyshenkilöt, lailliset edustajat työryhmien jäsenet: nimi, sähköposti ja taustajärjestö.
• Työntekijät ja korvausten saajat: nimi, sähköposti, osoite, puhelinnumero, sotu ja pankkitili. 
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite.
• Verkkosivujen jäsenhuoneen käyttäjät: nimi, sähköposti, järjestö ja muu käyttäjän lisäämä henkilötieto. 
• Sidosryhmät- ja henkilöt: nimi ja sähköposti. 
• Tapahtumiin ilmoittautuneet: nimi, sähköposti, puhelinnumero, henkilötunnus, ammattinimike, ruokavalio, muut annetut tiedot.

Oikeutesi

• Sinulla oikeus tarkistaa itseäsi koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeettoman tiedon poistoa.
• Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä ja valittaa valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojaa. 
• Emme käytä tietojasi suoramarkkinointiin, emmekä luovuta niitä kolmannelle osapuolelle (ks. myös kohta ”Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle”).
• Sinulla on silti oikeus kieltää tietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin. 

Oikeuksien toteuttamista koskevat tiedustelut ja korjauspyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@lahetysneuvosto.fi. Pyyntöösi pyritään vastaamaan kolmen viikon kuluessa. Toimitamme henkilötietojasi koskevat otteet sähköisessä muodossa. 

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen säilyttämisen ja käytön pääkäyttötarkoitus on jäsensuhteen hoitaminen ja yhdistyksen toiminnan toteuttaminen. 

Yhdistys ylläpitää yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistä ja niiden kotipaikoista.

Yhdistys säilyttää kirjanpitoaineistoa 10 vuotta kirjanpitolain luvun 5 § 10 ensimmäisen momentin mukaan.

Muista kuin jäsenistä säilytämme henkilötietoja (nimi, sähköposti, järjestö), jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa (oikeutettu etu). 

Kuka muu käsittelee tietojasi?

• Henkilötietojaa käsittelevät rajatut henkilöt, pääsääntöisesti yhdistyksen sihteeri, puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja.
• Matka-apurahahakemuksia käsittelee hallituksen kokous. 
• Ilmoittautumistietoja käsittelevät sihteeri, sekä tapahtumasta vastaavan työryhmän jäsenet.
• Yhdistys käyttää palveluntoimittajia, jotka käsittelevät tietoja: 
  • Toda Consulting Oy – taloushallinto, palkan ja palkkioiden maksu 
  • Avoine Oy– it-palveluntarjoaja, yhdistyksen virallisen sähköpostin palveluntarjoaja. Avoine Oy:n omistama Yhdistysavain on SLN:n verkkosivujen ohjelma ja asiakaspalvelija. 
• Yhdistyksen nimenkirjoittajien muuttuessa nimenkirjoittajien henkilötiedot toimitetaan Patentti- ja rekisterihallitukselle.
• Kansallisarkisto käsittelee sinne luovutettavan yhdistyksen aineiston. 

Tietojen suojaus

• Rekisterin tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja suojataan palomuurin ja käyttöoikeuksien avulla. 
• Pääsy muistitikuilla sijaitsevaan henkilötietoon on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat sitä.
• Pääsy Jäsenhuoneen tietokantaan on rajoitettu henkilökohtaisilla käyttäjäoikeuksilla. 
• Paperiarkisto sijaitsee lukollisessa huoneessa. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SLN:n luovuttaa käyttämänsä Gmail-sähköpostipalvelun kautta tiedot Googlelle, joka kerää ja säilyttää tietoja Yhdysvalloissa. Google voi käyttää tietoja sisäisesti palveluidensa kehittämiseen. Tätä lukuun ottamatta tietojasi ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.